연구자의 기술작문과 기술거래 문서

이 승호

대표이사/ (주)델타텍코리아

기술이 빠르게 진화하고 융․복합화가 심화됨에 따라 기술수요자, 기술중개자 그리고 기술공급자 등의 조직 내부에 속한 기술거래 담당자(Technology Licensing Manager)는 이전 대상 기술을 이해하는데 애를 먹고 있다. 반면 연구자는 기술거래전담자, 기술수요자 등이 해당 기술을 전공하지 않은 인사가 많이 관련되어 있음에도 불구하고 각종 수식과 이해하기 어려운 전문용어를 동원해서 기술내용을 설명하고 있다. 이와 같이 연구자가 해당 기술 전문가만이 이해할 수 있는 기술문서를 작성하였을 경우 기술수요자는 기술성과 사업성을 가늠하기 어려워서 구매의욕을 상실하게 된다. 따라서 국내에서 생산되고 있는 대다수 기술문서는 기술수요자를 대상으로 기술촉진(Promotion) 활동에 도움이 되지 못하여 사실상 초기 접촉단계에서 중단되고 있다.

지금까지 국내 연구자는 직무발명을 주로 학술논문을 통해 발표해 왔다. 때문에 연구자는 학술논문 작성에는 익숙한 반면, 기술이전에 필요한 기술거래문서를 집필해 본 경험이 많지 않다. 심지어 연구자는 기술이전을 하는데 기술거래문서가 왜 필요하지, 그 필요성조차 인식하지 못하고 있다. 반면 선진국의 경우 이공계 대학에서 ‘기술작문’ (Technical Writing)을 필수 과목으로 가르치고 있다. 그러나 국내 이공계 대학에서는 유사한 과목마저 개설조차 되어 있지 않다. 이에 따라 우리나라 R&BD 풍토에서 연구자가 기술이전과 기술거래문서의 개념과 필요성을 이해하지 못하는 것이 어쩌면 당연해 보인다. 이에 따라 본 고에서는 기술작문이 학술작문과 차이점을 분석하여  기술작문을 집필하는 원칙과 요령을 소개한 뒤, 연구자를 대상으로 기술작문을 교육․훈련할 수 있는 방안을 제시하고자 한다.

기술작문, 학술작문과 확연히 달라

그 동안 대학에서 훈련받은 문서 작성법은 작성자가 알고 있는 지식을 측정하기 위한 에세이(Essay)와 논문(Thesis)이 주류를 이룬다. 학술작문에서 작성자는 주제와 관련된 가능한 한 많은 논리적 근거를 어려운 전문용어를 활용해서 서술한다. 때문에 학술작문은 起承轉結 형식의 미괄식 문장 구성이 주류를 이룬다.

반면 기술작문은 직무와 사업적 특성을 감안해서 무엇인가를 성취하기 위한 작성한 실용문이다. 주로 △연구제안서, △사업성평가서, △사용자 매뉴얼, △잡지 기고문, △기술거래제안서, △기술개요서(Technology Offer), △기술사업화 백서(White Paper), △제품설명서(Product Description) 등이 해당 된다.

기술작문이 대상으로 삼고 있는 독자는 상사, CEO, 동료, 심의 위원, 업계 인사 등 경력이 다양한 산업체 인사이다. 때문에 기술작문은 이해할 수 있도록 기술내용을 간결하고 정확하게 표현해야 할 뿐 아니라, 필요할 경우 결론부터 먼저 제시하고 관련된 자료를 부연하기도 한다.

[참고] 기술과 학술작문 차이점

	학술작문	기술작문
작성 목적	작성자가 주제에 대해 알고 있는 지식 입증해서 높은 점수를 얻기 위함	조직 내에서 무엇인가 성취하기 위함 (eg., 과제 완성, 고객 설득, 상사 결재)
작성자 지식	평가자 보다 낮은 지식 수준	대체적으로 독자보다 높은 지식 수준
독자	교수	경력이 다양한 산업체 인사
문단 구성	미괄식 (서론 먼저)	두괄식 (결론 먼저)
평가 기준	깊이, 논리, 간결성, 종합정리, 문법	독자가 요구하는 정보 전달 수준, 바쁜 사업가를 위해 간결하고 명확한 문체

출처: Willian S. Pfeiffer & Jan boogerd (2006) Technical Communication, 4th, 각색

참고로 기술마케팅 실무에서 사용되는 기술거래문서는 △기술거래제안서, △기술개요서(Technology Offer), △사업성평가서, △시장성 분석서, △기술가치평가서 등이 있다.

기술작문, “4C 원칙” 지켜야

연구자가 기술문서를 작성할 때 문장 구성과 내용이 정확성․명료성․간결성․완비성 등을 감안해야 한다. 이와 같이 작성자가 준수해야 할 네 가지 고려 요인을 “4C 원칙”이라고 한다. 4C 원칙은 △정확성(Correctness), △명료성(Clearness), △간결성(Conscience), △완비성(Completeness) 등의 첫 머리 글자가 “C"로 시작하기 때문에 이를 축약한 성어이다.

정확성(Correctness)은 기술문서 작성자에게 철자, 구두점, 문법, 문장 구조면에서 정확할 것을 요구한다. 기술작문은 대개 청약, 승낙, 이해관계 등을 수반하기 때문에 내용과 형식에 있어서 정확을 기해야 한다. 따라서 독자가 읽어서 여러 가지 의미로 해석될 수 있는 단어 사용을 지양하고 정황에 맞는 정확한 단어를 사용해야 한다. 예를 들어서 IT업계에서 쓰는 ‘시스템’이란 용어를 남발하고 있지만, 사실 정확한 단어는 '정보시스템' (Information System)이란 단어가 맞는 말이다.

명료성(Clearness)은 애매한 표현을 써서 오해의 여지가 없애고, 내용을 분명하고, 쉽게 이해될 수 있도록 작성할 것을 주문한다. 그러기 위해서는 의미가 분명한 언어를 골라 사용해야 한다. 예를 들어 ‘프로그램’이란 용어를 사용할 때 주의해야 한다. IT 업계에서는 소프트웨어 프로그램을 의미하지만, 교육 업계에서는 '교육 프로그램'으로 인식될 수 있기 때문이다. 또 다른 사례를 들어보면 프레임(frame)이란 용어가 있다. 프레임은 자동차 뼈대, 선반 대, 창틀, 사진화면, 제도(체계), 등과 같이 다수의 의미를 갖고 있다. 때문에 이와 같은 단어를 사용할 때는 ‘○○ 프로그램,’ ‘○○ 프레임’ 등과 같이 정확히 표기할 필요가 있다.

간결성(Conciseness)은 형식적인 어구를 없애고 용건만 간결한 어구로 단적으로 표현할 것을 강조한다. 즉, 될 수 있는 대로 내용은 간결하게 언급해야 한다. 그러나 간결하게 한다고 해서 필요한 어구를 함부로 생략하거나 내용까지 희생시켜서는 안 된다. 특히 기술 개요를 한 마디로 쉽게 축약한 기술명칭을 설정할 때 불필요한 기술용어를 장황하게 사용하기 보다는 이해하기 쉬운 단어를 활용할 필요가 있다. 예를 들어 특허 명칭이 “침전조에서 슬러지 침전과 분리를 극대화하기 위해 페수의 유입량을 조절하는 갈매기 형상의 갈매기형 바플을 설치하여 침전조 내부에서 폐수의 안정적인 낙하를 유도하여 폐수와 슬러지 분리 장치”라면, 기술명칭으로 “여러 단계의 폐수정화처리 공정을 하나로 집약한 정화 장치”라고 서술할 수 있겠다.

완비성(Completeness)은 독자가 알아야 내용은 빠짐없이 상대편에게 전달하여야 한다. 즉, 독자가 궁금할 수 있는 내용은 상세히 언급해야 한다. 이를 위해 기술거래문서가 독자를 설득하기 위한 자료라는 사실을 명심하고 관련 데이터를 테이블 또는 차트 형식을 빌어서 삽입해야 한다. 그 가운데 '기술경쟁력 분석'은 기술수요자를 대상으로 구매의욕을 자극할 때 반드시 필요한 자료이다. 기술경쟁력 분석은 경쟁기술과 비교를 통해 기술 우위성을 판단하는 기법이다. 경쟁기술과 비교하는 기술지표(Technical Factor)로서 △물리적 특징(중량/부피), △성능(속도/파워/효율성/편의성/내구성), △제조 가능성(조립 용이성/장치 방법/생산공정 수/폐기물) 등을 활용한다.

[참조] 기술경쟁력 분석 TOOL

Lab 컨설팅 시 연구자 기술작문 교육 필요해

일반적으로 연구자는 계산과 공식에 익숙하나 문서 작성에는 관심이 부족한 편이다. 상당수 연구자는 의사소통 표현이 잘못되어도 자연법칙은 불변이라는 태도를 갖고 있기 때문에 기술작문을 우습게 생각하는 경향이 있다. 그러나 연구자가 개발한 기술을 기업체에 이전할 경우 가독성이 뛰어나고 이해하기 쉽게 작성된 기술거래문서는 반드시 필요한 서류이다.

좋은 기술거래문서는 △독자에게 초점이 맞추어 있고, △문단 구조가 주제를 지향하며, △결론을 중심으로 간결하게 표시되어 있다. 따라서 기술이전 전담조직(TLO)이 내부마케팅 차원에서 연구실을 방문해서 ‘연구실 컨설팅’을 수행할 때 특허와 함께 기술작문도 함께 교육할 필요가 있다. 연구자가 훈련해야 할 기술문서 작성 요령을 정리하면 다음과 같다.

임재춘 “Technical Writing" 강의 교재 참고하여 작성

첫째, 중학교 2학년 학생이 이해할 수 있도록 어려운 전문용어를 쓰지 말고 능동형 문장을 사용해야 특히 독자가 기술 분야 전문가가 아닐 경우 일반 용어로 전환해서, 마치 신문기자가 작성한 기사와 같이 써야 한다. 특히 영어에서 배운 수동형 문장을 사용하는 경우가 많은데 현재 영어권에서도 기술문서를 작성할 때 수동태 문장은 사용하지 않고 있다.

둘째, 문장에 반드시 주어를 넣고 단문 위주로 짧게 작성해야 한다. 언어는 주어가 없어도 표정이나 몸짓과 비언어적 수단을 통해 메세지 전달이 가능하다. 그러나 기술문서는 오로지 문장을 통해서만 의사를 소통해야 하기 때문에 주어가 반드시 필요하다. 또한 “주어+목적어+동사” 형식을 가진 단문 위주로 작성할 때 독자의 문장 가독성이 높아진다. 작성자가 복문이나 중문을 사용하면 문장이 길어지고 2개 이상의 주어와 동사가 한 문장에서 공존하기 때문에 독자가 문맥을 파악하기 힘들게 만든다.

셋째, 주제는 구체적이고 명확해야 한다. 연구자는 대부분 무의식적으로 주제를 크게 잡는 경향이 있다. 이 경우 주제가 모호해 지면서 독자에게 전달해야 할 메세지가 희석된다. 아울러 주제에 도달하기 위한 본론 부분을 구성하는 문단은 “One Paragraph, One Topic" 원칙에 의거 하나의 소주제(Topic) 만을 언급해야 문장이 질서정연하게 구성한다.

마지막으로 기술거래문서는 실용문에 해당되기 때문에 두괄식으로 전개한다. 결과를 먼저 언급하고 원인을 나중에 배열하는 연역적 사고와 일맥상통하다. 모든 조직의 의사결정권자는 중요한 사항을 먼저 챙기고 결론을 먼저 알고 싶어 하기 때문이다. 아울러 기술작문 요령에 근거해서 기술거래문서가 완성되었다면 아래 “기술거래문서 자가진단 TOOL"에 의거 점검해 볼 것을 권고한다.

[참고] 기술거래문서 자가진단 TOOL

	효과적	만족	불만족
분명하고 상세한 “제목” 설정 여부
간결한 정보 구성
배경 정보
목차 구성
단계별 논리 순서
그래픽 적합도
전문용어 이해성

출처: Judith Dwyer (2006) Business Communication Handbook, 7th

이제 우리나라에서도 연구개발 활동에 종사하는 연구자가 기술거래 담당자와 함께 기술이전 목적으로 작성해야 할 기술거래문서를 작성해야 한다. 이을 위해 기술거래문서에 대한 개념 정립과 함께 작성법을 익혀서 기술수요자를 보다 쉽게 설득할 수 있어야 한다. 이럴 경우 기술거래가 한층 더 쉽게 성사될 수 있을 것이다. 모쪼록 우리나라 대학, 출연연, 기업에 속한 실험실에서 연구자를 대상으로 한 기술작문 교육․훈련이 활발해져서 기술수요자를 보다 쉽게 설득할 수 있는 기술거래문서가 양산되기를 기대해 본다.

본 원고는 한국기술거래소가 발행하는 기술사업화 매거진 “2008년 봄”에 게재하기 위하여 집필하였습니다. 원고 내용을 인용하고자 할 때는 “출처 표기”를 꼭 부탁드립니다. 2008.01.16. 이승호 배상